Índice
O que você precisa saber
- Automatize confirmações instantâneas: As mensagens de ausência do WhatsApp Business respondem automaticamente a novos contatos de clientes quando sua empresa estiver fechada, ocupada ou offline.
- Escolha opções flexíveis de agendamento: Configure suas respostas para “Enviar sempre”, use um “Horário personalizado” para feriados ou sincronize automaticamente com o horário de atendimento do seu perfil.
- Defina os destinatários específicos: Controle quem deve receber a mensagem automática selecionando opções como todos, números desconhecidos ou exceções personalizadas.
- Siga as melhores práticas de atendimento: Mantenha a mensagem objetiva, informe sua disponibilidade com clareza, defina um prazo realista de resposta e nunca peça dados confidenciais.
- Recurso exclusivo do WhatsApp Business: As mensagens de ausência são uma ferramenta comercial e não estão disponíveis no aplicativo WhatsApp Messenger comum.
Muitos clientes preferem utilizar o WhatsApp pela expectativa de obter uma resposta rápida e prática. No entanto, isso não significa que você, como dono de um negócio, precisa estar disponível em todas as noites, finais de semana e feriados.
A Mensagem de Ausência do WhatsApp Business funciona como um assistente digital para a sua caixa de entrada. Quando você estiver indisponível, o aplicativo informa automaticamente ao cliente que a mensagem foi recebida, esclarece quando haverá retorno e pode direcioná-lo para informações úteis enquanto ele aguarda.
A seguir, veja como configurar uma Mensagem de Ausência, escolher a programação ideal e redigir uma resposta automática que proteja seu descanso sem perder a confiança do cliente.
O que é uma Mensagem de Ausência no WhatsApp?
A Mensagem de Ausência é uma resposta automática enviada pelo aplicativo WhatsApp Business quando um cliente entra em contato durante um período em que você se definiu como indisponível.
Você pode utilizá-la quando:
- Sua empresa estiver fechada após o expediente
- Estiver folgando no final de semana ou em um feriado
- Estiver em período de férias
- Estiver em um atendimento externo ou execução de serviço e não puder olhar o celular
- Sua equipe estiver enfrentando um volume atípico de atendimentos
- Houver uma instabilidade temporária no serviço gerando muitas dúvidas
- Clientes de diferentes fuso horários entrarem em contato
Essa resposta tranquiliza o cliente, mostrando que ele não foi ignorado. Ela também permite estabelecer um prazo realista para o retorno, informar o horário de funcionamento ou direcionar o contato para uma página de dúvidas frequentes (FAQ), link de agendamento ou canal de emergência.
Atenção: A Mensagem de Ausência não é um sistema completo de automação por chatbot. Ela envia o mesmo texto pré-definido com base no horário e destinatários escolhidos. Portanto, você ainda precisará checar suas conversas e responder aos clientes assim que se conectar novamente ao WhatsApp Business.
Como configurar uma Mensagem de Ausência no WhatsApp Business
Você pode ativar a resposta automática em cerca de um minuto assim que definir o texto desejado. Os nomes das opções de menu podem variar ligeiramente dependendo do sistema operacional do seu celular.
No Android
- Abra o WhatsApp Business.
- Toque no menu de três pontos.
- Selecione Ferramentas comerciais.
- Toque em Mensagem de ausência.
- Ative a opção Enviar mensagem de ausência.
- Toque na mensagem para editá-la e selecione OK.
- Escolha o horário de envio.
- Selecione quais destinatários devem recebê-la.
- Toque em Salvar.
No iPhone (iOS)
- Abra o WhatsApp Business.
- Acesse Configurações.
- Selecione Ferramentas comerciais.
- Toque em Mensagem de ausência.
- Ative Enviar mensagem de ausência.
- Edite o texto e toque em Salvar.
- Escolha o horário de envio.
- Selecione os destinatários.
- Toque em Salvar.
O WhatsApp oferece três opções de programação: Enviar sempre, Horário personalizado e Fora do horário de atendimento. Consulte as instruções atualizadas no guia oficial de Mensagens de Ausência do WhatsApp.
“Enviar sempre” x “Horário personalizado”: qual opção escolher?
Enviar sempre
Essa opção envia a mensagem automática toda vez que um contato elegível mandar uma mensagem para você.
É recomendada quando:
- Você estiver de férias
- A empresa estiver temporariamente fechada para reforma ou inventário
- Houver uma interrupção prolongada na prestação do serviço
- Você não puder acompanhar o WhatsApp por um longo período
- O responsável exclusivo pelo atendimento estiver ausente
Lembre-se de desativar a função assim que retornar ao trabalho. Caso contrário, os clientes continuarão recebendo a resposta de ausência mesmo enquanto você responde às mensagens.
Horário personalizado
Essa opção faz o envio da mensagem apenas entre as datas e horários definidos por você.
Ideal para:
- Feriados e pontes de feriado
- Férias programadas
- Dias de treinamento da equipe
- Fechamentos temporários da loja
- Eventos noturnos ou compromissos externos
- Períodos de alta demanda previamente conhecidos
A programação personalizada é ideal para exceções temporárias que saem da sua rotina normal de trabalho.
Fora do horário de atendimento
Essa opção utiliza os horários cadastrados no seu Perfil Comercial do WhatsApp Business. A Mensagem de Ausência será disparada quando clientes elegíveis entrarem em contato fora desse período.
Essa costuma ser a melhor escolha para o dia a dia da empresa. Você não precisa ativar e desativar o recurso manualmente todos os dias, desde que os horários do seu perfil estejam corretos.
Como sincronizar o Perfil Comercial com sua rotina de trabalho
Para que o disparo “Fora do horário de atendimento” funcione corretamente, seus horários comerciais precisam estar atualizados. Para alterá-los:
- Abra o WhatsApp Business.
- Acesse Ferramentas comerciais ou Configurações.
- Selecione Perfil comercial.
- Toque em Horário de atendimento.
- Insira seus horários normais de abertura e fechamento.
- Salve as alterações.
Os clientes podem consultar esses horários no seu perfil, e o WhatsApp Business usará essas informações para acionar a Mensagem de Ausência.
Vale a pena revisar sua agenda antes de feriados nacionais, férias e recessos de fim de ano, garantindo que os clientes saibam exatamente quando esperar um retorno.
Como escolher quem recebe sua Mensagem de Ausência
O WhatsApp Business permite filtrar quem receberá a resposta automática:
- Todos: Envia a resposta automática para qualquer pessoa que mandar mensagem no período configurado.
- Ninguém da agenda de contatos: Envia apenas para números que não estejam salvos na sua agenda de contatos.
- Todos, exceto: Envia para todos, menos para os contatos selecionados por você.
- Enviar apenas para: Restringe o envio exclusivamente aos contatos escolhidos.
Esses controles evitam o envio de respostas formais de ausência para contatos indesejados, como fornecedores com quem você já está conversando ou colaboradores internos.
Para uma conta comercial dedicada, a opção “Todos” costuma ser a mais simples. Se o seu aparelho misturar contatos profissionais e pessoais, utilize as exceções com atenção.
Revise essa lista periodicamente. Um cliente potencial pode ter virado cliente ativo, ou um contato pessoal pode ter sido salvo na agenda desde a última atualização das configurações.
O que uma boa Mensagem de Ausência no WhatsApp deve conter?
Uma mensagem automática eficiente costuma reunir cinco elementos:
- Uma saudação cordial confirmando o recebimento do contato.
- Sua disponibilidade – uma breve explicação de que a empresa está fechada, em recesso ou ocupada no momento.
- Um prazo realista de retorno para o cliente saber quando será atendido.
- Um próximo passo prático, como links para um FAQ, catálogo, sistema de agendamento ou outro canal de emergência.
- O nome da sua empresa – confirmando que o cliente falou com o canal correto.
Exemplo prático:
“Olá! Obrigado por entrar em contato com a [Nome da Empresa]. No momento estamos fora do horário de expediente, mas sua mensagem já foi recebida. Responderemos a partir das 9h de segunda-feira. Enquanto isso, você pode conferir nosso catálogo e tirar dúvidas frequentes aqui: [link].”
Boas práticas para Mensagens de Ausência no WhatsApp
Aproveite ao máximo a funcionalidade de resposta automática do WhatsApp aplicando estas dicas:
Seja direto e objetivo
O cliente deve entender a mensagem em uma leitura rápida. Evite textos longos, muitos links ou trechos promocionais desnecessários.
Defina um prazo específico
Dizer “Responderemos até as 17h de amanhã” é muito mais útil do que “Responderemos o mais breve possível”.
Prometa apenas prazos que você consiga cumprir. Se as segundas-feiras forem muito movimentadas, dê uma margem de tempo adequada para responder aos contatos acumulados no fim de semana.
Mantenha o tom de voz da sua marca
Prestadores de serviços, salões de beleza e escritórios de contabilidade se comunicam de formas diferentes. Mantenha o tom humano, profissional e coerente com a imagem da sua empresa.
Divulgue canais alternativos com cautela
Só informe um telefone alternativo ou e-mail se houver alguém disponível para responder mais rápido naquele canal. Caso contrário, o cliente enviará a mesma dúvida em vários lugares, gerando retrabalho.
Nunca solicite dados sensíveis
Uma resposta automática nunca deve pedir senhas, dados de cartão de crédito, códigos de verificação por SMS ou informações pessoais desnecessárias.
Cuidado com confirmações de pagamento
Você pode confirmar o recebimento de uma dúvida sobre pagamento, mas nunca confirme o recebimento do dinheiro de forma automática. Consulte sempre o extrato do seu banco antes de validar qualquer transação.
É possível colocar mensagem de ausência no WhatsApp Messenger?
Não. A Mensagem de Ausência é um recurso exclusivo do WhatsApp Business e não está disponível no aplicativo WhatsApp Messenger pessoal.
Se você usa o Messenger para conversas pessoais, pode instalar o WhatsApp Business no mesmo aparelho. Cada aplicativo necessita de um número de telefone próprio para o cadastro.
O WhatsApp Messenger suporta múltiplas contas em aparelhos Android e iOS compatíveis, mas isso não adiciona ferramentas comerciais (como mensagens de ausência) à conta pessoal.
Como Mensagens de Ausência e Respostas Rápidas trabalham juntas?
As Mensagens de Ausência confirmam o contato do cliente enquanto você está indisponível. Já as Respostas Rápidas ajudam a responder às dúvidas frequentes com agilidade assim que você retorna ao trabalho.
O WhatsApp Business permite criar atalhos para textos usados com frequência, incluindo preços, prazos de entrega, dados bancários/Pix, formulários de agendamento e endereço da loja.
Por exemplo: a Mensagem de Ausência informa que você responderá amanhã. Ao reabrir a loja, as Respostas Rápidas ajudam a atender todo mundo sem a necessidade de digitar as mesmas informações repetidamente.
Analise a dúvida de cada cliente antes de enviar o atalho para garantir que o atendimento continue parecendo pessoal e relevante.
Atendendo clientes em um mercado 24/7
Para o microempreendedor brasileiro, uma dúvida enviada à noite pode se transformar em venda no dia seguinte. A Mensagem de Ausência mantém o interesse do cliente ao confirmar que o contato foi recebido e definir quando ele será atendido. Exemplo:
“Olá! Agradecemos seu contato com a [Nome da Empresa]. Nosso atendimento está offline no momento, mas recebemos sua mensagem e responderemos a partir das 8h de amanhã. Por favor, não envie senhas ou códigos de verificação nesta conversa.”
Comprovantes de Pix e pagamentos
Se o cliente enviar o comprovante de um Pix fora do expediente, a Mensagem de Ausência não deve confirmar o pagamento automaticamente. Em vez disso, utilize um texto preventivo como:
“Obrigado pelo envio do seu pedido e comprovante! No momento estamos offline e faremos a verificação dos dados a partir das 8h. A confirmação da compra ocorre somente após a validação do valor em nossa conta bancária.”
Essa abordagem tranquiliza o comprador sem gerar uma falsa confirmação de pagamento que poderia ser explorada por comprovantes falsos ou editados.
Ao reabrir a loja, as Respostas Rápidas ajudam sua equipe a confirmar os pedidos e dar andamento às entregas de forma ágil.
Melhore seu equilíbrio entre vida pessoal e trabalho com a YourBusinessNumber
As Mensagens de Ausência funcionam melhor quando suas conversas de trabalho ficam totalmente separadas dos seus chats pessoais.
Com um número dedicado da YourBusinessNumber, você pode usar o WhatsApp Messenger e o WhatsApp Business no mesmo celular, mantendo contas, mensagens e notificações organizadas e independentes.
Isso permite:
- Definir um horário comercial profissional
- Automatizar respostas fora do expediente
- Evitar misturar contatos de clientes com amigos e família
- Proteger o seu número de celular privado
- Estabelecer limites claros entre o trabalho e a vida pessoal
- Gerenciar o atendimento da sua empresa de forma profissional e consistente
Pronto para organizar seu atendimento e ter mais tranquilidade? Obtenha seu número virtual para WhatsApp Business na YourBusinessNumber hoje mesmo.
Autor:
George Lineker
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